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Feedback negativo: como informar que o candidato foi reprovado?

Time Goowit
Escrito por Time Goowit em 13 de agosto de 2020
Feedback negativo: como informar que o candidato foi reprovado?
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Ninguém gosta de passar um feedback negativo. Informar ao profissional que ele não seguirá para as próximas etapas do processo seletivo ou que ele não foi aprovado é algo bem delicado. Afinal, quando uma pessoa se candidata a uma vaga, ela tem expectativas. Exatamente por isso que essa informação precisa ser passada da maneira adequada. 

Além de trabalharem a empatia, os gestores de recursos humanos e responsáveis por esse retorno precisam ser claros, educados e sinceros. Infelizmente, não há como contratar todo mundo, mesmo que sejam excelentes candidatos. Pensando nisso, selecionamos algumas dicas para ajudar nesse momento nada agradável, seja por contato direto (ligação), seja por contato indireto (e-mail ou mensagem). Continue a leitura e veja!

Seja empático no momento do feedback negativo

Colocar-se no lugar do outro é essencial para passar um feedback negativo sem emitir uma informação de forma insensível. A empatia durante o feedback negativo faz toda a diferença na maneira como o candidato receberá essa notícia. Isso fará com que você e a organização transpareçam ser humanos e ter preocupação com os profissionais. 

Você precisa ter em mente que já esteve do outro lado e que pode precisar estar novamente a qualquer momento. Além disso, um processo seletivo envolve, por parte do profissional, expectativas, preparo e, até mesmo, gastos.

Quando a empresa não pratica a empatia no momento de informar a reprovação, é bastante desanimador. Então, jamais diminua o profissional ou seja tão direto a ponto de parecer grosseiro e evite seguir um script, sendo o ideal preparar um feedback para cada reprovado. 

Seja claro sobre o motivo da não contratação

Não é raro encontrar candidatos desapontados e que não sabem nem mesmo por que não foram contratados ou selecionados para as próximas etapas. Isso é reflexo da falta de preparo do responsável pelo feedback negativo, pois, muitas vezes, a ausência de jeito em dar essa notícia faz com que o e-mail ou a ligação tenham muitos rodeios. 

Um feedback, mesmo que negativo, quando é claro e esclarecedor, poderá auxiliar no crescimento do profissional e fazer com que ele se prepare melhor para outras vagas. Para isso, é necessário ter um RH estratégico e um processo de recrutamento e seleção com objetivos definidos e uma descrição de cargo clara e objetiva. Somente assim, você terá todos os critérios claros da reprovação do candidato. 

Depois, ao fazer a ligação ou escrever a mensagem (ou o e-mail), tenha todas as informações do profissional em mãos. Essas anotações serão importantes para explicá-lo sobre os motivos da reprovação e acerca do que estava desalinhado com as expectativas da empresa e do cargo. A partir disso, você conseguirá passar não um retorno negativo, mas um feedback construtivo e que poderá abrir a cabeça do profissional. 

Evite demorar a entrar em contato

Demorar a passar o feedback negativo também é uma atitude muito prejudicial. Como dissemos, um processo de seleção envolve expectativas e preparo. Quanto mais você delonga essa resposta, mais ansioso e esperançoso o candidato fica. Além disso, o quanto antes ele souber que, infelizmente, foi reprovado, mais rápido poderá se preparar e focar outras oportunidades de emprego. 

Para que isso seja possível, reforçamos, novamente, a relevância de um processo de recrutamento e seleção estruturado e com etapas planejadas. Assim, você terá os resultados dos aprovados e dos reprovados em pouco tempo para seguir com o processo e com a contratação do funcionário

Além disso, nunca faça promessas que não poderá cumprir, pois os candidatos aguardam e o não cumprimento delas é um verdadeiro balde de água fria. Portanto, se disser que ligará, ligue. Se disser que, em uma semana, entrará em contato para informar o resultado, cumpra. 

Mostre que o esforço do candidato foi válido

Um feedback negativo pode mexer com a autoestima do profissional, pois ele pensará que não foi o suficiente para preencher o cargo. No entanto, você poderá minimizar esse sentimento focando o que foi positivo na participação do candidato. Mostre a ele quais foram os pontos fortes observados na entrevista e as habilidades e as competências que ele precisa manter. 

Essa será uma maneira de mostrar que todo o esforço dele foi válido e que ele tem muitas capacidades valorizadas pela empresa. Enalteça as qualidades e, de maneira educada e clara, mostre o que precisa ser aprimorado e trabalhado para que ele tenha melhores resultados e seja aprovado em outras oportunidades. Contudo, jamais faça comparações sobre o desempenho ou a maneira de se portar entre os candidatos, pois isso gerará muita frustração. 

Coloque-se à disposição para eventuais dúvidas

Ao final do feedback, sempre se coloque à disposição para sanar eventuais dúvidas sobre a reprovação ou, até mesmo, sobre o processo seletivo. Também é importante deixar claro que a empresa se mantém de portas abertas caso ele tenha interesse em se candidatar para novas oportunidades. Esse será um incentivo para que o candidato aperfeiçoe todos os pontos que foram sinalizados como motivos para a reprovação. 

Outra prática que pode auxiliar muito a organização a melhorar o processo do feedback negativo e de toda a seleção é solicitar um retorno ao candidato sobre a experiência dele. Pergunte o que ele identificou de positivo, se as críticas foram construtivas e o que ele acredita que pode ser ajustado e corrigido para que a empresa seja mais positiva. Por fim, agradeça a participação do profissional e reforce que ela foi muito construtiva para o negócio. 

No entanto, tome cuidado para não fazer falsas promessas de que o candidato terá chances de contratação em outras oportunidades, a não ser que isso seja verdade. Isso é importante de ser ressaltado porque, em alguns retornos, o profissional do RH acaba por criar expectativas no profissional. Então, diga que as portas estão abertas para novas oportunidades, sim, mas não prometa nada. 

Sempre que for passar um feedback negativo para qualquer tipo de cargo, desde os operacionais até os de liderança, busque aplicar essas dicas para ter um retorno claro, educado, respeitoso, humanizado e que contribua para o aperfeiçoamento das habilidades e das competências do profissional. Afinal, é por meio dessa resposta que o candidato saberá onde ele acertou e o que ele precisa trabalhar em si.

O feedback é uma ferramenta poderosa para melhorar os resultados e processos das organizações. Se a sua empresa precisa aperfeiçoar o retorno positivo, negativo e construtivo, baixe o nosso manual completo para implantar o feedback.

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