Recursos Humanos

Confira agora mesmo os 4 impactos da LGPD no RH!

Time Goowit
Escrito por Time Goowit em 2 de novembro de 2020
Confira agora mesmo os 4 impactos da LGPD no RH!
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A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em 18 de setembro de 2020 e trouxe importantes modificações no trato dos dados nas empresas. A nova norma afeta os processos do segmento corporativo desde a efetivação do funcionário, passando pela sua trajetória na companhia e indo até os processos de desligamento.

Dessa forma, a LGPD interfere diretamente na relação entre detentores de informações e usuários de dados, incidindo em diferentes departamentos da empresa. Nesse cenário, em especial, o setor de RH deve estar atento, já que ele é o responsável por lidar com dados pessoais sensíveis dos colaboradores, imprescindíveis para a formalização e para a execução dos trabalhos na companhia.

Quer saber mais sobre os impactos da LGPD no RH? Então, continue a leitura!

Qual é a importância da LGPD para as empresas?

Toda empresa deve estar atenta à LGPD, pois a lei resguarda os negócios de invasões em seu sistema, o que evita que as informações sejam utilizadas para outros fins que não sejam aqueles propostos pela companhia.

Assim, como o setor de RH das empresas é o departamento que trabalha com a maior quantidade de dados de uma organização, a LGPD vai impactar de forma direta essa área, fazendo com que a equipe saia de sua zona de conforto. Ou seja, os gestores devem planejar as estratégias necessárias para programar a ordem, garantindo a segurança dos dados dos envolvidos no negócio.

Quais os impactos da LGPD no RH?

A Lei Geral de Proteção de Dados no RH modifica grande parte dos processos do setor, desde aqueles de recrutamento e seleção até o desligamento do colaborador, passando pelas informações de candidatos, fornecedores e clientes. Dessa forma, caso a companhia descumpra as determinações, ela ficará à mercê de multas e, em circunstâncias mais graves, do encerramento das atividades do negócio.

Nesse cenário, para que a LGPD tenha o efeito esperado e cumpra o seu propósito, o setor de Recursos Humanos deve somar esforços para implantar as ações que garantam a conformidade com a lei o quanto antes. Para isso, é necessário fazer o mapeamento de todos os processos de RH da empresa, com foco principal no trajeto dos dados dos colaboradores, nos sistemas utilizados, nas formas de envio, entre outras questões.

Com esses dados em mãos, é possível fazer a observação de onde a segurança pode ser melhorada e, para isso, é preciso contar com o auxílio do departamento da Tecnologia da Informação (TI), que será responsável pela segurança dos dados. Nesse processo, é fundamental contar com uma assessoria jurídica a fim de começar as primeiras alterações.

Veja, a seguir, os principais impactos da LGPD no RH!

1. Integração entre RH e TI

Como dito, para implantar a LGPD no RH, é fundamental contar com o setor de TI. Ele será crucial para ajudar na construção dos pilares de reestruturação de armazenamento, uso e compartilhamento de informações. Para isso, está previsto na lei o cargo de Encarregado de Proteção de Dados, profissional que deverá realizar auditorias internas, fazendo a revisão de contratos, das políticas de segurança e de outros registros que digam respeito às informações dos profissionais.

Assim, depois do mapeamento dos processos, realizado pelo departamento de RH, e da verificação precedida pelo Encarregado, passa a ser criado um Relatório de Impacto de Privacidade. Esse será o documento responsável por dispor de todos os dados para que o departamento de TI proceda com a utilização das ferramentas tecnológicas necessárias para que todos os softwares da companhia sejam protegidos da maneira correta.

2. Preservação dos dados dos colaboradores

Aqueles profissionais que já fazem parte da empresa devem atualizar o seu cadastro e assinar um termo que autoriza a utilização das suas informações. Aqui, a companhia precisa discriminar todos os órgãos envolvidos e informar que esses dados serão compartilhados, sejam eles de caráter privado, sejam eles de caráter público.

O profissional também deve saber para onde suas informações pessoais serão enviadas, por isso, o setor de Recursos Humanos deve ter um conhecimento profundo da LGPD para elucidar com detalhes os pormenores dessas informações e esclarecer todas as questões que possam existir.

Para a divulgação dessa lei, é possível contar com o departamento de comunicação e marketing da empresa para fazer informes direcionados ao público interno, inserindo-o aos poucos na nova política. Com isso, os colaboradores se acostumam com as novas regras e compreendem qual a importância da participação deles para o sucesso das ações de proteção de dados.

3. Proteção das informações dos candidatos

Para que a LGPD no RH seja efetivada, é importante que os candidatos assinem um documento de autorização, e ele deve estar disponível no instante do seu cadastro na plataforma virtual ou presencial. Nesse caso, é preciso perguntar se ele autoriza que as suas informações sejam utilizadas e para qual finalidade.

Essa autorização permite, por exemplo, que o currículo do profissional seja disponibilizado para outras companhias. Nesse momento, é importante informar quais são e com qual finalidade. Esse documento é fundamental, em especial, para companhias de Recrutamento e Seleção, que necessitam dos dados dos candidatos para compartilhamento com a contratante, para que sejam feitas as análises.

Todas essas questões têm impacto direto na política interna das corporações e, portanto, a gerência de RH precisa se adequar para que não ocorram imprevistos e para que a companhia não seja punida.

4. Adequação aos processos de admissão de funcionários

Para a conformidade dos registros, o cadastro do colaborador recém-contratado precisa ser feito em conformidade e, para isso, o sistema deve ser seguro para que os dados não sejam compartilhados de maneira indevida.

Para tanto, os formulários de autorização do uso dessas informações precisam ser didáticos e informativos, de maneira que todos os novos funcionários compreendam a sua finalidade, estando esclarecidos no instante da assinatura, o que garante que o RH estará resguardado de qualquer intervenção jurídica.

Dessa forma, o departamento de Recursos Humanos pode dar início aos trâmites de admissão dos novos contratados para que o processo de conformidade seja feito desde o início. Ao mesmo tempo, é importante acrescentar os documentos aos registros dos profissionais que já atuavam na corporação.

Como vimos ao longo desta leitura, a implantação da LGPD no RH é fundamental para que o setor consiga cumprir as normas e elevar o nível de confiança entre os colaboradores e as empresas. Nesse cenário, quanto maior a eficiência da sua efetivação, mais elevada estará a marca empregadora da corporação, já que ela passará a ser vista pelos públicos de relacionamento como uma companhia que respeita os direitos dos cidadãos, em especial de seus profissionais.

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